Planningssoftware voor een installatiebedrijf: pakket of maatwerk?

Een installatiebedrijf draait op planning. Wie gaat waarheen, met welk materiaal, en wanneer moet die ketel weer onderhouden worden? Er zijn veel pakketten die dat voor je regelen, en soms is er iets op maat nodig voor het stuk dat ze niet doen.

Wat moet planningssoftware voor een installatiebedrijf kunnen?

De pakketten die ik tegenkom, doen grotendeels hetzelfde. Dit is de basis:

• Een planbord per monteur. Je sleept klussen naar een dag en een monteur, en ziet meteen wie er nog ruimte heeft.
• Een werkbon op telefoon of tablet. De monteur vult ter plekke uren, materiaal, foto’s en een handtekening in. Niets meer op papier.
• Onderhoud dat zichzelf inplant. Een cv-ketel of warmtepomp met een jaarlijks onderhoudscontract komt vanzelf terug in de planning, met een herinnering naar de klant.
• Van werkbon naar factuur. Uren en materiaal gaan door naar een factuur, zonder overtypen.
• Slim plannen op route. Klussen bij elkaar in de buurt op dezelfde dag, zodat je monteurs minder rijden.
• Koppelingen. Met je boekhouding, je offertes of je website. Daar zit vaak het verschil tussen pakketten, en ook de prijs. Werk je met AFAS, lees dan AFAS-koppeling.

Een ERP-pakket gaat verder: voorraad, inkoop en projecten zitten er dan ook in. Voor een bedrijf met een paar monteurs is dat vaak meer dan nodig.

Wat kost planningssoftware voor installateurs?

Meestal betaal je per maand, per gebruiker of per pakket met een aantal gebruikers. Twee leveranciers die hun prijs openbaar zetten:

Alle bedragen excl. btw. Prijzen gecontroleerd op 30 oktober 2026, op de eigen sites van de leveranciers.

Rekenvoorbeeld. Je hebt 6 monteurs en werkt met Exact Online. Bij OutSmart past pakket Accelerate: € 28,50 per gebruiker per maand bij een jaarabonnement, met 5 gebruikers inbegrepen. Dat is € 1.710 per jaar, plus € 342 voor de zesde. Met de koppeling naar Exact erbij (12 × € 27,50 = € 330) kom je op € 2.382 per jaar. Een eigen planningsapp met inlog en een paar schermen kost bij mij al gauw 50 uur of meer, dus vanaf € 4.000, plus onderhoud. Voor gewone planning en werkbonnen wint het pakket dus bijna altijd.

Standaardpakket of maatwerk?

Begin met een pakket. Planning, werkbonnen en onderhoudscontracten werken bij de meeste installateurs ongeveer hetzelfde, en een leverancier die dat voor veel installateurs tegelijk bijhoudt, doet dat goedkoper en beter dan iets wat alleen voor jou gebouwd is. De bredere afweging lees je in maatwerk of standaardsoftware.

Maatwerk komt pas in beeld voor het stuk dat het pakket niet doet. Dat is meestal een koppeling, niet een heel nieuw systeem.

Wanneer heb je toch iets op maat nodig?

Als er na het kiezen van een pakket nog een stap met de hand gaat. Wat ik daarbij het vaakst zie:

• Je offertes komen uit een ander pakket, en een getekende offerte moet een klus in de planning worden. Hoe dat werkt, lees je in offertes automatiseren.
• Je boekhouding staat niet in het lijstje van het planningspakket, of de standaardkoppeling boekt het anders dan je boekhouder wil. Voor Exact Online staat dat uitgewerkt in koppeling met Exact Online.
• Een aanvraag van je website moet direct een klus worden, in plaats van een mail die iemand overtypt. Wat er op zo’n site moet staan, lees je in website voor een installatiebedrijf.
• Je wilt cijfers uit planning en boekhouding samen zien, zoals openstaande werkbonnen naast omzet per monteur.

Zo’n koppeling werkt via de API van het pakket: een vaste ingang waarlangs twee programma’s gegevens uitwisselen. Hoe dat werkt en wat je moet regelen, lees je in API-koppeling.

Waar let je op bij het kiezen?

Doe het even: schrijf op welke gegevens er nu tussen aanvraag en factuur met de hand worden overgezet, en door wie. Die lijst neem je mee naar elke demo.

Hoe ik koppelingen bouw en onderhoud, lees je bij software en automatisering. Wat ik verder voor technische bedrijven doe, staat bij marketing voor de techniek.