Maatwerk of standaardsoftware: wat past bij jouw bedrijf?

Je zoekt een systeem voor je planning, je offertes of je klanten. Een pakket doet bijna alles, maar net niet zoals jij werkt. Moet je je werkwijze aanpassen, of laat je iets bouwen? Ik bouw zelf software op maat, en toch kijk ik altijd eerst of er al een pakket is dat het kan. Hieronder lees je wanneer welke keuze past, waarom de middenweg vaak wint en hoe je het zelf toetst.

Wat is het verschil tussen maatwerk en standaardsoftware?

Standaardsoftware is een pakket dat voor veel bedrijven tegelijk gemaakt is. Denk aan een boekhoudpakket, een CRM of een planningsprogramma. Je betaalt meestal per maand en per gebruiker, de leverancier houdt het bij en voegt nieuwe functies toe. Je krijgt wat iedereen krijgt.

Maatwerk is software die alleen voor jouw bedrijf gebouwd wordt. Hij doet precies wat jij nodig hebt, maar jij betaalt de bouw en het onderhoud, en er is niemand anders die dezelfde fouten al tegenkwam.

Standaardsoftware is de normale keuze. In 2025 gebruikte 70% van de Nederlandse bedrijven met minstens 10 medewerkers ERP-, CRM- of BI-software (Eurostat). De echte vraag is dus wat je doet met het stuk dat het pakket niet kan.

Wanneer kies je standaardsoftware?

Als je proces standaard is, neem je een pakket. Een boekhouding, een webshop, een agenda, een bankkoppeling: dat is al tien keer gebouwd en wordt onderhouden door iemand anders. Voor installateurs staat die afweging uitgewerkt in planningssoftware voor een installatiebedrijf. Een pakket past als:

• het je werk grotendeels dekt en de rest een kleine aanpassing van je werkwijze is;
• je vak er al mee werkt. Gebruiken collega’s in je branche hetzelfde pakket, dan zijn de meeste vragen al een keer gesteld;
• je snel wilt beginnen. Een pakket staat in dagen of weken, maatwerk in weken of maanden;
• je proces nog verandert. Als je chaos automatiseert, heb je gewoon snellere chaos. Een pakket dwingt je om eerst een vaste werkwijze te kiezen, en dat is vaak al de helft van de winst.

Let op één valkuil: een pakket dat je zwaar laat aanpassen. Dan betaal je het abonnement van een standaardpakket en de rekening van maatwerk, en bij elke update van de leverancier is het spannend of jouw aanpassing het nog doet.

Kies je een standaardpakket met AI erin, kijk dan ook wat de AI Act van jou als gebruiker vraagt.

Wanneer is maatwerk de betere keuze?

Maatwerk wordt interessant als je eigen regels hebt die geen pakket kent, als er drie of meer systemen in het spel zijn, of als je eigen software of gegevens hebt die in geen enkele app-store staan. Een paar signalen:

• Je werkwijze wijkt af. Je rekent offertes anders uit dan je concurrent, of je klanten verwachten iets wat een pakket niet biedt. Voor offertes staat dat uitgewerkt in offertes automatiseren.
• Je plakt apps aan elkaar. Drie abonnementen en een spreadsheet ertussen om één proces rond te krijgen. Elke schakel kan breken.
• Er wordt nog steeds overgetypt. Ondanks het pakket zet iemand elke week gegevens met de hand over, of loopt uitzonderingen na.
• Er bestaat simpelweg niets. Bijvoorbeeld een tool die gegevens uit jouw eigen documenten haalt en klaarzet in je systeem.

Kan het ook allebei?

Ja, en dat is meestal de beste keuze. De basis koop je, maatwerk alleen voor het gat dat overblijft. Het pakket doet wat iedereen nodig heeft: de boekhouding, de agenda, de klantenlijst. Daaromheen bouw je klein: een koppeling die gegevens doorzet, een module die precies jouw uitzondering afhandelt, of een scherm dat cijfers uit twee pakketten samenbrengt.

Een voorbeeld uit de makelaardij: je aanbod komt gewoon uit het makelaarspakket via een bestaande plugin, en alleen wat jij er extra mee wilt, zoals advertenties in je eigen huisstijl, laat je op maat maken. Meer daarover in Realworks koppelen aan je website. Voor de boekhouding werkt het net zo: in koppeling met Exact Online lees je wanneer een kant-en-klare app genoeg is.

Ik doe het zelf ook zo. Voor mijn eigen bedrijf bouwde ik een werkapp, omdat mijn manier van werken in geen enkel pakket precies paste. Ik werk met vaste urenpakketten per klant, een klantportaal en urenregistratie, en dat wilde ik op één plek. Standaardpakketten deden of veel te veel, of net niet dit, en met licenties per gebruiker lopen de kosten snel op als klanten ook moeten inloggen. Daarnaast is het mijn proeftuin: wat ik voor klanten bouw, test ik eerst op mezelf.

De boekhouding laat ik zonder twijfel aan een standaardpakket over. Daar werk ik met Exact Online, samen met mijn boekhouder. De regels veranderen, de koppelingen met de bank en de Belastingdienst moeten kloppen, en dat onderhoudt iemand anders beter dan ik. Hetzelfde geldt voor mail, agenda en opslag.

Hoe maak je de keuze?

Ik kijk altijd eerst wat er al bestaat. Dat kun je zelf ook, in vijf stappen:

Blijft er na stap 4 een klein gat over, dan is een pakket met een koppeling of module op maat vaak de goedkoopste route. Is het gat groot en is het precies je werkwijze, dan kom je bij maatwerk uit. Wat dat kost, per soort klus en in onderhoud, lees je in wat kost software op maat.

Doe het even: pak je drukste werkweek erbij en schrijf op welke handelingen je in meer dan één systeem doet. Elk van die dubbele handelingen is een gat.

Standaard of maatwerk?

Kies standaardsoftware als…

• het pakket het grootste deel van je werk dekt en de rest een kleine aanpassing van je werkwijze is
• andere bedrijven in je vak er al jaren mee werken
• je snel wilt beginnen en geen tijd hebt om mee te bouwen

Kies maatwerk als…

• je werkwijze afwijkt van wat een pakket kan
• je drie of meer pakketten aan elkaar moet plakken om één proces rond te krijgen
• je met eigen software of gegevens werkt die in geen enkele app-store staan

Vertel me welk werk je elke week overtypt of naloopt. Ik laat zien wat je kunt automatiseren en wat dat oplevert.

Vraag de gratis automatiseringsscan aan

Waar let je op bij eigendom en overstappen?

Bij een pakket zijn de software en de servers van de leverancier. Jouw gegevens horen wel van jou te zijn: kijk vooraf of je alles kunt exporteren en of er een open koppeling is. Bij maatwerk ligt het auteursrecht volgens de Auteurswet bij de maker, tenzij het schriftelijk wordt overgedragen. Spreek dus vooraf af dat de code na betaling van jou is, en dat accounts en sleutels op jouw naam staan. Dan zit je bij geen van beide vast.

Wil je weten welke kant het bij jou op gaat? Ik begin met een korte verkenning: wat gaat er nu met de hand, welke systemen, welke uitzonderingen. Hoe ik verder werk, lees je bij software en automatisering. Alle onderwerpen rond automatiseren staan op de pagina bedrijfsprocessen automatiseren.