API-koppeling: wat is het, hoe werkt het en wat kost het?

Typ je orders, klantgegevens of uren over van het ene programma naar het andere? Dan is een API-koppeling bijna altijd het antwoord. Hieronder lees je wat het is, hoe het werkt, wat het kost en waar je op let, ook als je zelf niet technisch bent.

Wat is een API-koppeling?

API staat voor Application Programming Interface. Dat klinkt ingewikkeld, maar het is gewoon een afgesproken ingang van een programma, bedoeld voor andere software in plaats van voor mensen. Jij gebruikt je boekhoudpakket via schermen en knoppen; een ander programma gebruikt het via de API.

Een API-koppeling is een stukje software dat twee van die ingangen met elkaar verbindt. Het haalt gegevens op uit het ene systeem en zet ze in het andere, volgens vaste regels. Zo hoeft niemand meer over te typen.

Wat is een voorbeeld van een API-koppeling?

De voorbeelden die ik het vaakst zie bij het mkb:

• Webshop en boekhouding. Een order in WooCommerce of Shopify komt vanzelf als verkoopboeking in je boekhoudpakket. Meer daarover lees je in webshop koppelen aan Exact Online.
• Websiteformulier en CRM. Een aanvraag komt direct als contact in je klantsysteem, met een taak om terug te bellen.
• Aanbod en website. Een makelaar zet een woning in Realworks en hij staat meteen op zijn eigen site. Zie Realworks koppelen aan je website.
• Uren en facturen. Gewerkte uren uit een urenapp worden aan het eind van de maand een conceptfactuur.
• Systemen en dashboard. Omzet, aanvragen en uren komen uit verschillende pakketten samen op één scherm.

Hoe werkt een API-koppeling?

Een koppeling doet steeds drie dingen: ophalen, vertalen en wegzetten.

1. Ophalen. De koppeling vraagt bij systeem A om nieuwe gegevens, bijvoorbeeld de orders van vandaag. Dat gaat via een vast adres in de API, een endpoint. Of systeem A stuurt zelf een seintje zodra er een order is; dat heet een webhook.
2. Vertalen. Systeem A en B noemen dingen vaak anders. In je webshop heet een product “Rode trui M”, in je boekhouding is het artikel 10023 met btw-code 2. De koppeling legt die verbanden. Hier zit meestal het meeste werk.
3. Wegzetten. De koppeling stuurt de vertaalde gegevens naar systeem B, en controleert of dat gelukt is.

De meeste moderne pakketten werken met een zogenoemde REST-API: gegevens gaan in een vaste, leesbare vorm heen en weer via internet. Elke koppeling logt in met een sleutel of een eigen account, zodat het systeem weet wie er vraagt en wat die mag.

Twee dingen bepalen hoe snel en betrouwbaar dat gaat. Webhooks maken een koppeling bijna direct; zonder webhooks vraagt de koppeling elke paar minuten of er iets nieuws is. En veel API’s hebben een limiet op het aantal vragen per minuut of per dag. Bij grote aantallen moet een koppeling daar rekening mee houden, anders blijven er orders hangen.

Hoe bouw je een API-koppeling?

Als je het laat bouwen, gaat het meestal zo:

1. Kijk of er al een koppeling bestaat. De app-store van je pakket, zoals de App Store van Exact Online, heeft vaak een kant-en-klare oplossing. Of een tool als Zapier of Make lost het op. Dat is goedkoper, als het doet wat je nodig hebt.
2. Schrijf op wat er moet gebeuren. Welke gegevens, van welk systeem naar welk systeem, hoe vaak, en wat er moet gebeuren bij een uitzondering, zoals een retour of een nieuwe klant.
3. Regel de toegang en de gegevens. Dit vraag ik altijd vooraf:
   • toegang tot beide systemen, liefst via een apart account of een API-sleutel en niet via iemands persoonlijke inlog;
   • wie aan jouw kant eigenaar is van de koppeling;
   • een beschrijving van hoe het nu gaat, inclusief de uitzonderingen, want daar zit altijd het meeste werk;
   • een paar echte voorbeelden van de gegevens;
   • een testomgeving, als die er is;
   • duidelijkheid over kosten bij de leverancier, want sommige pakketten rekenen voor API-toegang.
4. Bouwen en testen. Het liefst eerst in een testomgeving of met een paar echte voorbeelden, zodat je controleert of de bedragen en btw kloppen.
5. Meekijken in het echt. De eerste weken loopt de koppeling mee en kijk je of alles klopt. Pas daarna stop je met overtypen.

Doe het even: schrijf op welke gegevens je elke week van welk systeem naar welk systeem typt. Dat lijstje is de basis van elke koppeling.

Wat kost een API-koppeling laten maken?

Bij mij kost een eenvoudige koppeling tussen twee systemen met een goede API meestal 8 tot 30 uur, dus € 640 tot € 2.400 bij € 80 per uur. Moet de koppeling veel vertalen, eigen regels volgen of werken met een lastige API, dan is het eerder 30 tot 80 uur: € 2.400 tot € 6.400. Bureaus noemen voor een eenvoudige koppeling bedragen van € 500 tot € 4.500.

Daarnaast betaal je soms voor de API-toegang zelf, en voor onderhoud. Reken op € 50 tot € 200 per maand per koppeling bij bureaus; bij mij begint onderhoud bij € 49 per maand. Een volledig overzicht met marktprijzen en een rekensom voor je handwerk staat in wat kost software op maat. Wil je de cijfers uit je gekoppelde systemen daarna ook op één plek zien, dan is een dashboard vaak de volgende stap.

Waar let je op bij onderhoud en veiligheid?

Een koppeling is geen kwestie van bouwen en vergeten. Let op vier dingen:

• Hij mag niet stil falen. Systemen veranderen hun API af en toe. Zonder melding merk je pas na weken dat er niets meer doorkomt. Vraag dus altijd hoe je hoort dat er iets misgaat, en bij wie die melding terechtkomt. In mijn eigen tools staat elke ochtend op één scherm wat aandacht vraagt, met een rood signaal als iets over de deadline is.
• Test ook je back-up. Bij een van mijn eigen apps wordt de nachtelijke back-up automatisch teruggezet in een testdatabase, zodat ik weet dat hij echt werkt.
• De sleutels zijn van jou. API-sleutels en accounts horen op naam van je eigen bedrijf, met een aparte gebruiker voor de bouwer die je kunt intrekken.
• De code is van jou. Spreek vooraf af dat de code na betaling van jou wordt. Bij mij staat dat standaard in de opdrachtbevestiging.
• Persoonsgegevens. Gaan er klantgegevens door de koppeling en verwerkt of host een ander die voor je, dan sluit je een verwerkersovereenkomst. Je blijft zelf verantwoordelijk voor wat je uitbesteedt.

Twijfel je of een koppeling bij jou loont? Doe de Automatiseringsscan, of lees hoe ik werk bij software en automatisering.