Koppeling met Exact Online: kant-en-klaar of op maat?

Exact Online is voor veel mkb-bedrijven het hart van de administratie. Maar orders, uren en klantgegevens komen vaak uit andere systemen, en dan begint het overtypen. Hieronder lees je welke koppelingen er zijn, wanneer een app uit de Exact App Store genoeg is en wanneer een koppeling op maat loont.

Wat kun je aan Exact Online koppelen?

Bijna alles wat met geld, klanten of uren te maken heeft. De koppelingen die ik het vaakst tegenkom:

• Webshop. Orders uit WooCommerce of Shopify als verkoopboeking of factuur in Exact. Daar heb ik een apart artikel over: webshop koppelen aan Exact Online.
• Inkoopfacturen. Facturen van leveranciers automatisch in Exact, via een vast factuuradres, de digitale brievenbus, Scan & Herken en elektronische facturen via Peppol. Daar is vaak geen maatwerk voor nodig.
• Betalingen. Betalingen via Mollie of een andere betaalprovider automatisch afgeletterd in je boekhouding.
• CRM en offertes. Een getekende offerte wordt een order of factuur, en klantgegevens blijven in beide systemen gelijk.
• Uren en projecten. Uren uit een urenregistratie of planningsapp worden aan het eind van de maand een factuur.
• Voorraad en magazijn. Een magazijnsysteem zoals Picqer en Exact houden dezelfde voorraad en artikelen bij.
• Dashboards. Omzet, openstaande posten en marge uit Exact op één scherm, samen met cijfers uit andere systemen. Zie dashboard laten maken.

Welke koppelingen zijn er al kant-en-klaar?

Veel. De Exact App Store had op 29 oktober 2026 594 apps: koppelingen met webshops, kassa’s, CRM-pakketten, urenregistraties en betaalproviders. Die apps zijn gemaakt door andere bedrijven. Je betaalt meestal een vast bedrag per maand aan de maker. Combidesk vraagt bijvoorbeeld € 18 per maand voor de koppeling tussen WooCommerce en Exact Online, met 30 dagen gratis proberen.

Een app is snel en goedkoop, en de maker houdt hem bij als Exact iets verandert. Het nadeel: hij doet wat hij doet. Wijkt je werkwijze af, dan pas jij je aan de app aan, of zet je de uitzonderingen met de hand recht. De bredere afweging tussen een pakket en maatwerk lees je in maatwerk of standaardsoftware.

Wanneer heb je een koppeling op maat nodig?

Als geen app doet wat je nodig hebt. In de praktijk is dat vaak zo als:

• je eigen software of een minder bekend pakket hebt waarvoor geen app bestaat;
• je proces uitzonderingen heeft die een app niet kent, zoals orders die over meerdere administraties verdeeld worden, of projectcodes die anders heten dan in Exact;
• je drie apps moet stapelen om één proces rond te krijgen, met drie abonnementen en drie plekken waar het mis kan gaan;
• je meer wilt dan doorzetten, bijvoorbeeld eerst controleren, aanvullen of samenvoegen voordat iets in Exact komt.

Een koppeling op maat werkt via de API van Exact Online. Hoe een API-koppeling in het algemeen werkt, lees je in API-koppeling. Werk je met AFAS in plaats van Exact, lees dan AFAS-koppeling. Of er subsidie is voor zo’n koppeling, lees je in subsidie voor automatisering; voor de bouw meestal niet.

Hoe werkt een koppeling op maat met Exact Online?

Drie dingen zijn goed om te weten, ook als je het laat bouwen.

Je registreert de koppeling zelf. Om een eigen koppeling met de API te gebruiken, moet er een app geregistreerd worden. Bouwt iemand een koppeling speciaal voor jou, dan kun jij die registratie volgens Exact vanuit je eigen Exact Online-omgeving doen. Dan staat de toegang op jouw naam en niet op die van de bouwer. Dat raad ik altijd aan.

Er zijn limieten. Een koppeling mag per administratie 60 keer per minuut en 5.000 keer per dag iets aan Exact vragen. Voor de meeste mkb-bedrijven is dat ruim genoeg; volgens Exact haalt 97,5% van de klanten die grens nooit. Bij duizenden orders per dag moet een koppeling slim werken, bijvoorbeeld door gegevens in één keer op te halen.

Exact kan seintjes geven. Via webhooks laat Exact het weten als er iets verandert, zodat de koppeling niet steeds hoeft te vragen. Exact probeert zo’n seintje een aantal keer opnieuw als jouw kant even niet bereikbaar is. Elke nacht zijn Exact en de API een half uur niet beschikbaar; een goede koppeling wacht dat gewoon af.

Wat gaat er vaak mis bij een koppeling met Exact Online?

De techniek is zelden het probleem. Het misgaat in de inrichting:

• Dubbele relaties. De koppeling herkent een klant niet en maakt een nieuwe aan. Na een paar weken staat dezelfde klant drie keer in Exact.
• Btw-codes en grootboekrekeningen die niet goed gekoppeld zijn, waardoor de boekhouder alles moet corrigeren.
• Artikelcodes die in de webshop anders zijn dan in Exact.
• Wie is de baas? Als een adres in je CRM én in Exact gewijzigd kan worden, welke wint dan? Spreek per soort gegeven af welk systeem leidend is.

Ik check daarom eerst met de boekhouder hoe hij het geboekt wil hebben, en welke administratie het precies is. Dat gesprek voorkomt de meeste ellende.

Doe het even: schrijf op welke gegevens je nu met de hand in Exact zet, en uit welk systeem ze komen. Kijk dan in de Exact App Store of er een app voor die combinatie is.

Vind je geen app die past, of twijfel je? Doe de Automatiseringsscan, dan zie je wat het overtypen je nu kost. Hoe ik koppelingen bouw en onderhoud, lees je bij software en automatisering.