Dashboard laten maken: wat kost het en wat heb je nodig?

Elke maand drie exports uit drie systemen, in Excel aan elkaar geplakt, om te zien hoe het gaat. Herkenbaar? Een dashboard doet dat voor je: één scherm met de cijfers die je echt gebruikt, dat zichzelf bijwerkt. Hieronder lees je wat het kost, welke route bij je past en wat je vooraf regelt.

Wat is een dashboard eigenlijk?

Een dashboard is één scherm met je belangrijkste cijfers, automatisch bijgewerkt uit de systemen waar die cijfers al in staan. Denk aan omzet uit je boekhouding, openstaande offertes uit je CRM, aanvragen uit je website en uren uit je urenregistratie. Het verschil met een Excel-overzicht: niemand hoeft het bij te houden, en iedereen kijkt naar dezelfde cijfers.

Wat kost een dashboard laten maken?

Dat hangt vooral af van de route en het aantal bronnen. Mijn ramingen voor een dashboard op 2 of 3 bronnen, bij € 80 per uur:

Ter vergelijking: Webframer noemt een dashboard op maat vanaf € 1.450, Violexa € 1.799 eenmalig plus € 179 per maand onderhoud, en Clevertech € 3.000 tot € 8.000 voor een eenvoudig Power BI-dashboard. Bureaus rekenen vaak één vaste projectprijs; ik knip het werk in stappen met per stap een vaste prijs.

Wat het duurder maakt: meer bronnen, bronnen zonder goede koppeling, en vooral gegevens die niet kloppen. Als klantnamen in je CRM anders geschreven zijn dan in je boekhouding, moet dat eerst recht. Dat werk wordt in offertes vaak vergeten.

Rekenvoorbeeld licenties (Power BI). Vijf mensen die het dashboard bekijken: 5 × € 12,10 × 12 maanden = € 726 per jaar, exclusief btw. Bij Looker Studio betaal je voor dezelfde vijf mensen niets. Dat verschil telt mee in je keuze. Meer over wat maatwerk in het algemeen kost, lees je in wat kost software op maat.

Looker Studio, Power BI of een eigen dashboard?

• Looker Studio (Google noemt het nu weer Data Studio) is gratis en werkt erg goed met Google Analytics, Google Ads en Google Sheets. Ideaal als je marketingcijfers wilt zien naast een paar andere cijfers. Voor bronnen buiten Google heb je vaak een koppeling of tussenstap nodig.
• Power BI van Microsoft past als je bedrijf al met Microsoft 365 werkt en je met meer gegevens rekent. Het programma om rapporten te maken is gratis, maar om een rapport te delen hebben zowel de maker als iedereen die meekijkt een betaalde licentie nodig. Dat vergeten veel mensen.
• Een eigen webdashboard is een kleine webapp. Duurder om te bouwen, maar zonder licenties per gebruiker en helemaal naar je hand. Handig als ook klanten, monteurs of een groter team het moeten zien.

Welke cijfers zet je op een dashboard?

Minder dan je denkt. Een dashboard met twintig grafieken bekijkt na een maand niemand meer. Voor de meeste mkb-eigenaren zijn dit de drie die ertoe doen:

• hoeveel aanvragen er binnenkomen, en waarvandaan;
• hoeveel daarvan klant worden;
• wat er op de bank staat en wat er nog openstaat.

Wat overschat wordt: websitebezoekers. Tienduizend bezoekers zonder één aanvraag zegt niks, honderd bezoekers met tien aanvragen zegt alles. En een aanvraag is pas wat waard als iemand hem opvolgt: zie leads automatisch opvolgen. Wil je dat eerste cijfer omhoog, lees dan meer leads genereren.

Spreek per cijfer af wat het precies betekent. “Omzet” in je webshop is iets anders dan “omzet” in je boekhouding, door retouren, btw en kortingen. Als dat niet vastligt, krijg je discussies over het dashboard in plaats van over je bedrijf.

Doe het even: kies de drie cijfers waar je elke maand naar zoekt, en schrijf erbij uit welk systeem ze komen. Dat is je eerste dashboard, op papier.

Wat moet je regelen voordat je een dashboard laat maken?

1. De bronnen. Uit welke systemen komen de cijfers, en hebben die een koppeling? Exact Online, WooCommerce en Google Analytics hebben een API; een Excel-bestand op iemands laptop niet. Hoe dat werkt, lees je bij API-koppeling en bij koppeling met Exact Online. Cijfers uit AFAS haal je ook via de API op, zie AFAS-koppeling.
2. Toegang. Een eigen gebruiker voor de bouwer in elk systeem, op naam van je bedrijf.
3. Definities. Wat telt als omzet, als aanvraag, als klant?
4. Wie kijkt mee. Dat bepaalt de licenties en of een eigen dashboard goedkoper uitkomt.

Wanneer heb je geen dashboard nodig?

Als je één systeem hebt waar al een goed standaardrapport in zit. Veel boekhoud- en webshoppakketten hebben een overzicht dat voor een klein bedrijf genoeg is. En als je cijfers één keer per kwartaal bekijkt, is een goed Excel-sjabloon goedkoper. Een dashboard loont pas als je cijfers uit meerdere systemen regelmatig naast elkaar wilt zien.

Wil je weten wat het bijhouden van je overzichten nu kost? Doe de Automatiseringsscan. Hoe ik werk, lees je bij software en automatisering.