Wat kost software op maat?

Zoek je op wat software op maat kost, dan krijg je bedragen van “een paar duizend euro” tot “meer dan honderdduizend”. Daar heb je niets aan als je alleen wilt dat je webshop zelf de orders in je boekhouding zet. Hieronder lees je wat de klussen kosten die het mkb echt laat doen, wat de markt rekent, wat onderhoud kost en hoe je uitrekent of het loont.

Wat kost software op maat per soort klus?

Ik werk tegen € 80 per uur, exclusief btw. Hieronder staan mijn ramingen per soort klus. Het zijn bandbreedtes: waar je uitkomt, hangt af van je systemen en je proces. Na een korte intake krijg je een raming voor jouw situatie.

Licenties en abonnementen van andere partijen, zoals Power BI of een app uit de Exact App Store, betaal je apart en staan op jouw naam.

Wat rekenen andere bouwers?

Er zijn weinig bureaus die bedragen noemen. Dit zijn de prijzen die ik op hun eigen sites vond, naast de mijne:

Een bureau met projectmanagers en designers heeft meer uren per project dan een zelfstandige bouwer. Dat is niet slechter of beter, maar het verklaart een groot deel van het verschil. Voor een koppeling tussen twee systemen heb je meestal geen projectteam nodig.

Wat kost je handwerk nu?

Voordat je iets laat bouwen, wil je weten of het loont. Daarvoor moet je weten wat het handwerk je nu kost. Die som maak je zelf:

Waarom € 45? Een uur werk kostte een Nederlandse werkgever in 2025 gemiddeld € 48, loon plus premies en heffingen (CBS). Administratief werk in het mkb zit vaak onder dat gemiddelde, dus ik reken voorzichtig. Werk je zelf aan deze taak als eigenaar, vul dan in wat jouw uur waard is. Waarom 46 weken? Dat is 52 weken min ongeveer zes weken vakantie en feestdagen.

Rekenvoorbeeld met ronde getallen (geen klant). Op kantoor worden webshoporders met de hand in de boekhouding gezet: 3 uur per week. Dat is 3 × 46 × € 45 = € 6.210 per jaar. Een koppeling tussen webshop en boekhouding kost bij mij € 640 tot € 2.400. Stel dat de koppeling 2 van die 3 uur weghaalt, omdat er controle blijft. Dan scheelt het € 4.140 per jaar, en heb je de bouw binnen een jaar terug, ook met onderhoud van € 49 per maand erbij.

Let op die aanname. Hoeveel uren écht verdwijnen, verschilt per bedrijf, en die schatting maken we samen voordat je iets laat bouwen. Kom je met je eigen getallen uit op een paar honderd euro per jaar, dan is maatwerk niet de goede keuze.

Doe het even: schrijf drie taken op die je elke week overtypt of naloopt, met de tijd erachter. Of laat de Automatiseringsscan het voor je uitrekenen.

Wat kost onderhoud van software op maat?

Software die je laat bouwen, heeft onderhoud nodig. Systemen als Exact Online, Shopify of Realworks veranderen af en toe hun koppelingen, beveiligingsupdates moeten erop, en soms wil je iets bijstellen. Reken bij bureaus op € 50 tot € 200 per maand voor één koppeling, of 10 tot 20% van de bouwkosten per jaar. Bij mij kies je zelf, en je zegt het per maand op:

Liever losse uren? Een strippenkaart van 10 uur kost € 760, en is 12 maanden geldig.

Gaat het om het onderhoud van je website zelf, dan lees je in wat websiteonderhoud kost wat daaronder valt.

Het belangrijkste van onderhoud is niet het bedrag, maar dat een koppeling niet stil faalt. Als een systeem iets verandert en er een week lang niets meer doorkomt zonder dat iemand het merkt, ben je meer kwijt dan het onderhoud kost. Daarom bouw ik in elke koppeling een melding in. Hoe dat werkt, lees je bij API-koppeling.

Wat kost het over drie jaar: app of maatwerk?

Een eerlijke vergelijking kijkt niet naar de bouw alleen, maar naar alles wat je in een paar jaar betaalt. Een rekenvoorbeeld met ronde getallen voor een koppeling tussen een webshop en de boekhouding:

In dit voorbeeld is de app dus veel goedkoper, en dan is de app ook gewoon de beste keuze. Maatwerk wint pas als de app niet doet wat je nodig hebt: als je elke week uitzonderingen met de hand rechtzet, als je drie apps stapelt voor één proces, of als er ook je magazijn of planning in mee moet. Reken die handmatige uren dan mee, met de som hierboven.

Wat moet er in een offerte voor software staan?

Een goede offerte kun je naast een andere leggen. Let op deze punten:

• Uren per onderdeel, niet alleen een eindbedrag.
• Wat er níet in zit, zoals licenties, hosting en het rechtzetten van oude gegevens.
• Hoe meerwerk gaat: wordt het eerst gemeld, en beslis jij?
• Onderhoud na oplevering: wat het per maand kost en wat je daarvoor krijgt.
• Eigendom: van wie zijn de code, de gegevens en de accounts na betaling?
• Testen en meekijken: hoe lang loopt de nieuwe software mee voordat je stopt met de oude werkwijze?

Staat een van deze punten er niet in, vraag er dan naar. Een bouwer die daar geen antwoord op heeft, ga je later tegenkomen.

Van wie is de software als hij af is?

Dat is in de markt niet vanzelfsprekend. Het auteursrecht ligt volgens de Auteurswet bij de maker, en overdragen moet schriftelijk. Een betaalde factuur is dus niet genoeg. Sommige bureaus houden het eigendom zelf; Scrumble schrijft bijvoorbeeld dat het intellectuele eigendom “over het algemeen” bij de ontwikkelaar ligt, al is het onderhandelbaar.

Bij mij is het standaard zo geregeld:

• De code is van jou. Na volledige betaling draag ik het auteursrecht over op de code die ik speciaal voor jou schrijf. Dat staat in de opdrachtbevestiging die we allebei tekenen.
• Mijn eigen bouwstenen krijg je in licentie. Herbruikbare onderdelen die ik vaker gebruik, mag jij gratis en voor altijd gebruiken voor je eigen bedrijf.
• Code en uitleg staan bij jou. De code staat in een omgeving waar jij toegang toe hebt, met een kort document over wat waar draait.
• Accounts staan op jouw naam. Abonnementen, API-sleutels en hosting sluit jij af, of ze staan op jouw naam. Ik krijg een eigen gebruiker die je kunt intrekken. Host ik het, dan tekenen we een verwerkersovereenkomst.

Zo kun je altijd overstappen naar een andere bouwer, en dat is precies waarom je het vooraf wilt regelen.

Wanneer heb je géén software op maat nodig?

Vaker dan je denkt. Maatwerk is niet slim als:

• er al een pakket is dat bijna alles doet. Pas dan liever je werkwijze een beetje aan.
• er een kant-en-klare koppeling bestaat. De App Store van Exact Online heeft bijvoorbeeld koppelingen voor WooCommerce en Shopify voor een vast bedrag per maand. Lees daarover meer in webshop koppelen aan Exact Online.
• een tool als Zapier, Make of n8n het oplost. Voor één of twee eenvoudige stappen is dat genoeg. Ik kan het voor je inrichten.
• je proces nog elke maand verandert. Leg eerst vast hoe het werk gaat.
• het om een paar minuten per week gaat. Dan verdien je de bouw nooit terug.

Zelf doen of laten maken?

Zelf doen is prima als…

• het om een paar minuten per week gaat: dan verdien je de bouw nooit terug
• de app-store van je pakket een kant-en-klare koppeling heeft die doet wat je nodig hebt
• het één simpele stap is tussen twee systemen, zoals een formulier naar je mailinglijst: dan volstaat Zapier of Make

Laat het maken als…

• er klantgegevens of geld door de koppeling gaan en hij niet stil mag falen
• je werkwijze afwijkt van wat standaardpakketten kunnen
• de maandkosten van apps en tools samen hoger worden dan eenmalig iets laten bouwen

Vertel me welk werk je elke week overtypt of naloopt. Ik laat zien wat je kunt automatiseren en wat dat oplevert.

Vraag de gratis automatiseringsscan aan

Hoe krijg je een betrouwbare prijs?

Een betrouwbare prijs begint bij een goed beeld van het werk. Zo pak ik het aan:

1. Korte verkenning. Wat gaat er nu met de hand, welke systemen doen mee, welke uitzonderingen zijn er? Dat kan via de zelfscan van twaalf vragen of een half uur bellen. Je krijgt daarna één pagina: zo zou het werken, en wat de eerste stap kost.
2. Procesanalyse, als het groter is. Gaat het om meer dan één koppeling, of ligt je proces nog niet vast? Dan breng ik het samen met jou in kaart en schrijf ik op wat er gebouwd moet worden, in welke volgorde en hoeveel uur dat kost. Dat kost € 395, vaste prijs. Ga je binnen 30 dagen verder, dan trek ik dat bedrag af van de bouw.
3. In stappen, met per stap een vaste prijs. We bouwen eerst het stuk dat de meeste tijd scheelt. Na elke stap zie je wat je hebt, en gebruik je het een paar weken in je gewone werk voordat we verdergaan.
4. Meerwerk melden voordat ik het doe. Blijkt iets meer werk, dan hoor je dat vooraf, niet achteraf op de factuur. Jij kiest: uitbreiden, schrappen of later doen. Heb je een vast urenpakket, dan valt het meeste kleine werk gewoon binnen die uren.

Heb je een mkb-bedrijf in Fryslân, dan kun je voor een uitgebreider adviestraject mogelijk een adviesvoucher van SNN aanvragen: 50% van de kosten, maximaal € 2.500. Dat geldt alleen voor het advies, niet voor de bouw, en alleen als het plan ook bijdraagt aan verduurzaming, zoals minder ritten of minder papier. Vraag hem aan vóórdat je een opdracht geeft. De procesanalyse van € 395 valt eronder niet, want de regeling vraagt minimaal € 1.000 aan advieskosten.

Wil je eerst weten waar je begint? Op de pagina bedrijfsprocessen automatiseren staan alle soorten automatisering op een rij. En hoe ik werk, lees je bij software en automatisering.