AI implementeren in je bedrijf: waar begin je?

Je hebt geen IT-afdeling, maar je wilt wel weten wat AI voor je bedrijf kan doen. Begin klein, met één taak. Hieronder lees je welke, met voorbeelden per afdeling, wat het kost en wat de wet vraagt.

Hoeveel mkb-bedrijven gebruiken AI al?

Minder dan je zou denken, maar het groeit snel. Volgens het CBS gebruikte in 2025 17% van de bedrijven met 2 of meer werkzame personen AI, twee keer zoveel als in 2023. Bij bedrijven met 10 tot 50 mensen was het 27%. Wie AI gebruikt, doet dat het vaakst voor marketing of verkoop (35%) en voor administratie (32%).

Van de bedrijven zonder AI heeft driekwart het nooit overwogen. Van de bedrijven die het wel overwogen, noemt 73% gebrek aan ervaring als reden, 49% privacy en 42% de juridische gevolgen. Het grootste probleem is dus: weten waar je moet beginnen, en wat wel en niet mag.

Waar begin je met AI in je bedrijf?

Bij één taak, niet bij een AI-strategie. Zo pak ik het aan:

Doe het even: schrijf drie taken op die je deze week deed en waarbij je vooral las, overtypte of samenvatte. Zet de tijd erachter. Dat is je lijstje om mee te beginnen.

Welke taken kun je met AI automatiseren?

AI is sterk in werk dat net niet vast is. Dingen die een gewone koppeling niet kan, omdat de invoer elke keer een beetje anders is:

• een binnenkomende mail lezen en zeggen waar hij over gaat, en naar wie hij moet;
• gegevens uit een factuur, offerte of brochure in pdf halen;
• een conceptantwoord schrijven op basis van je eigen informatie;
• een gesprek of vergadering samenvatten;
• een eerste versie van een tekst, die iemand daarna afmaakt.

Zwak is AI in alles wat precies moet kloppen: bedragen, btw, datums, juridische teksten. Een taalmodel kan met grote stelligheid iets verzinnen. Daarom gaat bij mij niets naar je klant zonder dat iemand meekijkt. En persoonlijk klantcontact zou ik nooit helemaal aan AI overlaten.

Wat zijn voorbeelden van AI-automatisering in het mkb?

Per afdeling, en voor een paar branches, ziet dat er zo uit. Het zijn voorbeelden van het soort werk, geen vaste pakketten.

• Verkoop en binnendienst: een aanvraag via de mail of het formulier wordt gelezen, de gegevens (wie, wat, waar, wanneer) staan als concept in je CRM, en een collega krijgt een voorstel voor het antwoord.
• Administratie: inkoopfacturen in pdf worden uitgelezen en klaargezet in je boekhouding. Iemand keurt ze goed voordat ze geboekt worden.
• Klantenservice: op vaste vragen, zoals levertijd of hoe iets werkt, staat een conceptantwoord klaar op basis van je eigen informatie.
• Service en techniek: de ingesproken notitie van een monteur na een klus wordt een nette werkbon of een eerste versie van het rapport.
• Makelaardij: uit de opname-notities of de brochure komt een eerste versie van de woningtekst, die de makelaar daarna afmaakt.
• Marketing: een eerste opzet voor een post, nieuwsbrief of productomschrijving, of een vertaling voor klanten in het buitenland.

Bij al deze voorbeelden kijkt aan het eind een mens mee. En vaak is AI één stap in een groter geheel. De mail wordt gelezen door AI, maar het resultaat komt via een gewone API-koppeling in je CRM of je boekhouding. Meer over welke processen je kunt automatiseren, met of zonder AI, lees je op de pagina bedrijfsprocessen automatiseren. Voert AI die stappen zelf uit, dan heet dat een AI-agent. Wat die wel en niet kan, lees je in AI-agent voor je bedrijf.

Wat kost AI implementeren?

Dat hangt af van de route. Een standaardtool kost een abonnement per gebruiker per maand. Moet AI iets doen in je eigen systemen, dan wordt het een klus om te bouwen. Mijn prijzen:

Alle bedragen excl. btw. Licenties en abonnementen van andere partijen staan op jouw naam en betaal je zelf.

Ter vergelijking: Searchlab noemt voor bestaande AI-tools € 50 tot € 2.000 per maand en voor een eenvoudige chatbot € 5.000 tot € 10.000 eenmalig. DataNorth rekent voor een workflowautomatisering vanaf € 3.650 en voor een proof of concept, een proefversie om te zien of het idee werkt, vanaf € 9.000. Of die bedragen excl. btw zijn, zeggen ze er niet bij. Begin je met één taak, dan kom je uit op de bedragen in mijn tabel hierboven.

Of het loont, reken je zo uit. Een uur werk kostte een werkgever in 2025 gemiddeld € 48 (CBS); ik reken met € 45. Een voorbeeld met ronde getallen: een medewerker is 3 uur per week bezig met mails sorteren en gegevens overtypen. Dat is 3 × 46 weken × € 45 = € 6.210 per jaar. Verdwijnt daarvan de helft, omdat er altijd controle blijft, dan scheelt het € 3.105 per jaar. Een automatisering van 30 uur (€ 2.400) heb je dan in ongeveer negen maanden terugverdiend. De gebruikskosten van het taalmodel komen daar nog bij. Meer bedragen per soort klus vind je in wat kost software op maat.

Zelf doen of laten maken?

Zelf doen is prima als…

• je een standaardtool wilt gebruiken voor teksten, samenvattingen of de eerste versie van een mail
• je medewerkers zelf willen uitproberen en je afspraken maakt over welke gegevens erin mogen
• het om een paar minuten per dag gaat

Laat het maken als…

• AI gegevens moet lezen uit je eigen systemen of documenten en ze ergens anders moet neerzetten
• er klantgegevens, bedragen of btw doorheen gaan en het niet stil mag misgaan
• het moet werken zonder dat iemand elke keer zelf een opdracht intypt

Vertel me welk werk je elke week overtypt of naloopt. Ik laat zien wat je kunt automatiseren en wat dat oplevert.

Vraag de gratis automatiseringsscan aan

Wat vraagt de AI-verordening van een mkb-bedrijf?

De Europese AI-verordening (de AI Act) gaat vooral over de makers van AI-systemen. Gebruik je als bedrijf gewoon een AI-tool, dan zijn er twee dingen die je moet weten.

AI-geletterdheid. Sinds 2 februari 2025 geldt een regel over AI-geletterdheid voor bedrijven die AI gebruiken. In juli 2026 is de verordening aangepast (Verordening 2026/1744, de digitale omnibus inzake AI). De plicht geldt nog steeds, maar is milder: je moet maatregelen nemen die de AI-kennis van je mensen ondersteunen, en je hoeft geen bepaald niveau per persoon te garanderen. Een verplichte cursus of certificaat is er niet. Het gaat erom dat je mensen de risico’s kennen, zoals dat een chatbot antwoorden kan verzinnen.

Transparantie. Sinds 2 augustus 2026 gelden regels over openheid. Voor een gebruiker gaat het vooral om twee dingen. Deepfakes (echt lijkend beeld, video of geluid van bestaande mensen, plekken of gebeurtenissen) moet je als AI-gemaakt aanduiden. Dat geldt ook voor tekst die met AI is gemaakt om het publiek te informeren over zaken van algemeen belang, tenzij een mens de tekst heeft nagekeken en iemand er redactioneel verantwoordelijk voor is.

Een AI-beleid is niet verplicht, maar wel handig. De KVK noemt vijf onderdelen: waarom je AI gebruikt, hoe je het beleid opzet en bijwerkt, veilig gebruik en controle, wie verantwoordelijk is, en training en bewustwording. Voor een bedrijf van tien mensen past dat op één A4.

Uit onderzoek van de KVK blijkt dat de helft van de ondernemers de AI-verordening niet kent en dat maar een paar procent er actief mee bezig is. Met één A4 met afspraken en een korte uitleg aan je mensen loop je dus al voor.

Waarom mislukt AI implementeren vaak?

Drie dingen zie je vaak, en ze hebben weinig met de techniek te maken.

• Het proces lag nog niet vast. Als je chaos automatiseert, heb je gewoon snellere chaos. Met AI gaat dat nog sneller, omdat het resultaat er overtuigend uitziet, ook als het fout is.
• Niemand controleert. In het begin kijkt iedereen mee. Na een paar weken gaat het vanzelf, en dan merkt niemand meer dat er iets misgaat. Spreek af wie controleert, en hoe vaak.
• Er is geen eigenaar. Een AI-tool die iedereen een beetje gebruikt, levert weinig op. Eén persoon die de taak, de afspraken en de resultaten bijhoudt, maakt het verschil.

Wil je het samen aanpakken? Op de pagina software en automatisering lees je hoe ik werk: klein beginnen, in stappen met per stap een vaste prijs, en accounts en sleutels op jouw naam. Weet je nog niet welke taak je zou kiezen? De Automatiseringsscan laat in twaalf vragen zien waar de meeste uren in zitten. Wil je juist dat AI-zoekmachines jóuw bedrijf noemen, dan lees je dat in GEO: vindbaar in ChatGPT en AI.