Webshop koppelen aan Exact Online: WooCommerce en Shopify

Een webshop die goed loopt, levert al snel tientallen orders per week op. Als die allemaal met de hand in Exact Online moeten, ben je daar uren mee bezig, en een tikfout zit er zo in. Hieronder lees je hoe je WooCommerce of Shopify aan Exact koppelt, wat de apps kosten en welke keuzes je vooraf maakt.

Hoe koppel je WooCommerce aan Exact Online?

De snelste route is een app. In de Exact App Store staan meerdere koppelingen voor WooCommerce, onder andere van Combidesk. Combidesk kost € 18 per maand, of € 180 per jaar, en je kunt het 30 dagen gratis proberen. De koppeling zet je orders standaard elke 120 minuten in Exact, als verkoopboeking, factuur of order.

Het inrichten gaat ongeveer zo:

1. In WooCommerce maak je een API-sleutel aan met lees- en schrijfrechten. WooCommerce werkt daarvoor met een consumer key en een consumer secret.
2. Je koppelt de app aan je Exact Online-administratie.
3. Je kiest welke orderstatussen meegaan, bijvoorbeeld alleen betaalde of afgeronde orders.
4. Je stelt in op welk dagboek, welke btw-codes en welke grootboekrekeningen de orders komen.

Stap 4 is waar het verschil zit tussen een koppeling die werkt en een die je boekhouder maandelijks laat zuchten. Doe die samen met je boekhouder. Combidesk biedt hulp bij het installeren voor een eenmalig bedrag.

Hoe koppel je Shopify aan Exact Online?

Ook hier is een app de snelste route, maar dan uit de Shopify App Store. Twee voorbeelden die ik daar vond op 29 oktober 2026:

• Exact Online Boekhoudkoppeling van Combidesk: $ 18, $ 24 of $ 36 per maand, afhankelijk van het pakket, met 30 dagen gratis proberen.
• Exact Online van Webwinkelfacturen: $ 15,95 per maand, ook met 30 dagen proef.

Shopify zelf is netjes gedocumenteerd en geeft een seintje bij elke nieuwe order (een webhook voor “orders/create”). Daardoor kan een koppeling op maat met Shopify bijna direct werken. Voor de meeste webshops is een app genoeg; maatwerk komt pas in beeld als je proces afwijkt.

Twijfel je nog tussen de twee platforms? Bij Shopify betaal je een abonnement en vaak apps per maand, bij WooCommerce meer onderhoud aan je eigen site. Lees daarover meer bij webshop laten maken.

Boek je per order of als dagtotaal?

Dat is de belangrijkste keuze, en geen enkele app maakt hem voor je.

• Per order: elke order wordt een eigen boeking of factuur in Exact, met de klant erbij. Je ziet alles terug, maar bij veel orders loopt je administratie vol met kleine boekingen.
• Als dagtotaal: alle orders van een dag worden samen één boeking, vaak per betaalmethode of btw-tarief. Overzichtelijk bij veel orders, maar je ziet in Exact niet meer per klant wat er verkocht is.

Mijn vuistregel: verkoop je aan bedrijven op rekening, boek dan per bestelling, want je moet per klant kunnen zien wat er openstaat. Verkoop je aan consumenten die vooraf betalen, dan is een dagtotaal vaak prima en houdt het je administratie overzichtelijk. Vanaf een paar tientallen bestellingen per dag zou ik serieus naar een dagtotaal kijken.

Overleg dit altijd met je boekhouder. Die moet er straks mee werken.

Wat moet je regelen voor btw, retouren en betalingen?

Een webshop heeft meer dan alleen orders. Check bij elke koppeling of hij dit aankan:

• Btw-tarieven. 21%, 9% en verzending, en bij verkoop aan consumenten in andere EU-landen de btw van dat land.
• Retouren en creditnota’s. Een terugbetaling in je webshop moet ook in Exact een creditboeking worden. Sinds juni 2026 kan een klant zijn aankoop ook met een herroepingsknop ongedaan maken; ook dat verzoek moet bij je retouren terechtkomen.
• Betaalkosten en uitbetalingen. Je betaalprovider houdt kosten in en betaalt in één bedrag uit. Dat moet aansluiten op de losse orders.
• Kortingen en cadeaubonnen. Die moeten op de goede rekening terechtkomen, niet als omzet.
• Voorraad terug naar de shop. Wil je dat Exact de voorraad bijhoudt en je webshop die overneemt, dan moet de koppeling twee kanten op werken.

Wanneer kies je een koppeling op maat?

Als geen app doet wat je nodig hebt. Bijvoorbeeld als je orders over meerdere administraties verdeelt, als je eerst wilt controleren of samenvoegen voordat iets in Exact komt, of als je ook je magazijn, je CRM of je planning in dezelfde stroom wilt.

Een koppeling op maat praat rechtstreeks met de API’s van je webshop en van Exact. Let dan op twee dingen. WooCommerce zet een webhook die vijf keer achter elkaar mislukt standaard uit, en dan stopt de koppeling zonder dat je het merkt, tenzij er een melding in zit. En zowel Shopify als Exact hebben limieten op het aantal vragen per minuut; bij grote aantallen moet de koppeling daar slim mee omgaan. Meer over hoe dat werkt lees je bij API-koppeling en bij koppeling met Exact Online.

Tussen de twee platforms zit in de praktijk een duidelijk verschil. WooCommerce draait op je eigen WordPress, dus je kunt alles aanpassen, maar dat betekent ook dat elke site anders is: andere plugins, andere hosting, andere instellingen. Shopify is strakker. De API is voorspelbaar en goed gedocumenteerd, maar je zit wel binnen hun regels en hun limieten. Bij WooCommerce kost de eerste koppeling dus vaak meer uitzoekwerk, bij Shopify loop je eerder aan tegen wat er niet mag.

Doe het even: tel hoeveel orders je vorige maand had en hoeveel tijd het kostte om ze in Exact te zetten. Dat zijn de twee getallen die bepalen of een app genoeg is.

Heb je nog geen webshop? Lees dan eerst wat kost een webshop laten maken. Hoe je shop gevonden wordt, lees je in SEO voor webshops.

Wil je weten wat dat overtypen je per jaar kost? Doe de Automatiseringsscan. Hoe ik koppelingen bouw en onderhoud, lees je bij software en automatisering.